Por Gabriel Pereira, para o TechTudo
23/01/2023 06h00 Atualizado 23/01/2023
Google Workspace é um conjunto de recursos do Google voltados para ambientes de trabalho. Com ele, os usuários têm acesso a diversas ferramentas que otimizam o seu desempenho e tornam as atividades em equipe mais produtivas, principalmente em rotinas híbridas de trabalho — realidade comum entre os brasileiros desde 2022. No entanto, nem todos os usuários exploram os recursos do Google Workspace, e algumas funções interessantes da plataforma ainda são desconhecidas por muitos patrões e empregados. A seguir, o TechTudo reúne seis dicas do Google Workspace para você ser mais produtivo no trabalho.
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O Google Agenda tem recursos muito úteis para quem busca manter uma rotina de trabalho organizada. Se você tem uma agenda lotada, experimente nomear e utilizar cores para organizar as tarefas do mês ou da semana. Feito isso, você pode aproveitar o recurso "Time Insights" para ver, em forma de gráfico, uma estimativa do tempo gasto em cada atividade. Assim, é possível identificar possíveis gargalos produtivos e reorganizar horários e atividades para atingir seus objetivos.

Com o recurso "Horas de trabalho e Localização", é possível determinar o seu local de trabalho e o momento de início e fim do expediente. A função ajuda a evitar conflitos de horários — se alguém tentar marcar uma reunião às 9h, por exemplo mas você trabalha de 10h às 19h, a pessoa será notificada. Além disso, é uma boa forma de acompanhar suas horas de trabalho e evitar que elas ultrapassem sua carga horária.
A definição do local de trabalho, por sua vez, é útil para facilitar o agendamento de reuniões. Se souberem os dias em que você estará na sede da empresa, seus colegas de trabalho poderão marcar encontros presenciais importantes para essas datas.
O recurso pode ser ativado no computador por meio das configurações do Google Agenda, mas o usuário deve possuir uma conta escolar, de trabalho ou ser assinante premium do Google Workspace. As informações devem ser inseridas na opção “Horas de trabalho e Localização”. Feito isso, os dados estarão disponíveis para todos os outros usuários conectados ao mesmo Workspace.

O Google Workspace permite determinar horários disponíveis para compromissos. Esse recurso é útil para marcar reuniões com pessoas de agendas lotadas, que têm pouco tempo livre na rotina. Além disso, a ferramenta evita que os participantes se esqueçam das reuniões ou fiquem desatualizados sobre elas, já que envia e-mails de confirmação, de lembrete, de cancelamento e até de atualização de eventos.
Para fazer um agendamento, basta clicar no espaço de tempo que deseja reservar, selecionar a opção “Agendamento de Horários” e adicionar um título. O processo pode ser feito apenas em computadores e, assim como o recurso anterior, está restrito a quem possui a versão escolar, de trabalho ou premium do Google Workspace.

O Google Workspace oferece um espaço destinado para criação e acompanhamento de tarefas. O recurso é uma boa opção para quem precisa organizar diferentes atividades durante o dia e não pode se esquecer de nenhuma delas. Uma vez adicionadas, as tarefas são dispostas no Google Agenda, no horário determinado pelo usuário. Além disso, o Workspace ainda permite que o usuário rastreie demandas atrasadas e as coloque em dia.
Para adicionar uma tarefa ao Google Workspace, basta clicar no botão “Tarefas”, localizado na barra à esquerda da tela. Na opção, é possível definir o nome, dia e horário da tarefa, além de determinar se a atividade vai se repetir diária, mensal ou anualmente. Esse processo pode ser feito tanto pelo computador quanto pelo aplicativo do Google Agenda em celulares Android e iPhone (iOS).

É possível organizar a caixa de e-mails de forma inteligente com o recurso de filtros do Gmail. Graças a ele, os usuários podem priorizar as mensagens importantes, como e-mails do chefe ou marcação de reuniões, e evitar que a caixa de entrada seja poluída com spams. É possível definir diferentes critérios — como remetente, tamanho da mensagem e data — para que a ferramenta execute automaticamente ações como ignorar a mensagem, excluir, definir como prioridade ou adicionar um marcador.
O recurso pode ser utilizado gratuitamente no computador. Para utilizá-lo, basta abrir a caixa de e-mails, clicar no ícone de ajustes, definir os critérios do filtro e clicar em “Criar Filtro”. Em seguida, a ferramenta lista as opções de ações automáticas. Selecione-as de acordo com suas preferências e clique novamente em “Criar filtro”.

É possível criar e editar documentos com outras pessoas no Google Docs. Os usuários podem trabalhar com arquivos de textos e permitir que terceiros escrevam, editem e façam comentários no projeto. Para trazer pessoas para colaborar na confecção do documento, basta digitar o símbolo ”@” em qualquer local e selecionar quem deseja adicionar. O recurso é gratuito e pode ser utilizado em computadores ou celulares Android e iPhone (iOS).
Com informações de: Google Workspace, Support Google, Support Google
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