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Conforme noticiário disponível no site da Prodesp, o Governo do Estado de São Paulo formalizou, dia 22 de março de 2023, a assinatura do Acordo de Cooperação Técnica com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta utilizada pelo Governo Federal na gestão digital de documentos e processos. A iniciativa é coordenada pela Secretaria de Gestão e Governo Digital, com operação da Prodesp – Empresa de Tecnologia do Governo.
A nova ferramenta digital, que substituiu o SP Sem Papel no CPS dia 12/06/2023, garante aos servidores paulistas mais facilidade na produção, tramitação, transparência e gestão de documentos administrativos. Entre as vantagens do SEI, estão a eficiência de processos sistematizados entre órgãos municipais, estaduais e federais; a variedade de formatos e tamanhos de documentos compatíveis; e a tramitação simultânea de processos em múltiplas unidades.
O SEI/SP é uma ferramenta para a produção, tramitação, arquivamento e controle de documentos digitais.
A produção de documentos digitais imprime maior eficácia e celeridade aos processos administrativos, além de contribuir para a economicidade dos recursos públicos e para a sustentabilidade ambiental.
No SEI/SP, os documentos são produzidos em conformidade com os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidades de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo. A classificação do documento, no ato de sua produção, garante a correta identificação dos seus prazos de guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente) após o encerramento do seu trâmite. 
Benefícios do SEI/SP
As principais mudanças ocasionadas a partir da implantação do SEI/SP na Administração Pública do Estado de São Paulo, inclusive ao Centro Paula Souza, são:
Para apoiar os servidores na utilização do SEI, a Prodesp disponibilizou cursos, seminários, manuais e ambiente de treinamento.
Clique aqui e acesse os cursos, as capacitações, os manuais e o ambiente de treinamento.
Para acessar o sistema, basta clicar no link Sistema SEI e informar usuário, senha e órgão (CEETEPS).
Veja a seguir o formato do seu usuário:
Situação 1
Os usuários que possuem uma conta de e-mail @cps.sp.gov.br, utilizarão como login o nome.sobrenome conforme o exemplo a seguir:
O e-mail da servidora Ana Silva é ana.silva@cps.sp.gov.br.
Para acessar o Sistema SEI ela utilizará apenas o nome.sobrenome como demonstrado na tela na tela abaixo.
 
Situação 2
Os usuários que possuem contas corporativas @etec.sp.gov.br, @fatec.sp.gov.br e @posgraduação, receberão as credenciais de acesso (usuário e senha no mesmo formato descrito na Situação 1) em seu e-mail institucional.
Observação Importante: As credenciais de acesso são pessoais e intransferíveis. Não a divulgue ou compartilhe com terceiros.
 
Para esclarecimentos de dúvidas e obter mais informações, favor, acessar a Cartilha  de Orientação Níveis de Acesso no SEI/SP ou o ícone “Acesso à Informação” e, caso a dúvida persista, contatar a CADA do CPS, via e-mail: cada@cps.sp.gov.br.
 
 
A inscrição de acesso ao CURSO SEI/SP, no Ambiente Virtual de Aprendizado (AVA), foi habilitada aos servidores do Ceeteps.
Clique aqui e acesse os cursos, as capacitações, os manuais e o treinamento > Curso > Se Inscreva, ou inscreva-se diretamente clicando aqui.
O servidor deverá se inscrever certificando que os seus “Dados Pessoais” e “Dados de Inscrição” estejam atualizados e corretos. Em seguida, declare a veracidade das informações e, por fim, clique em “Confirmar Inscrição”.
O Sistema irá gerar o n° do Protocolo e informar que você receberá um e-mail com o número do protocolo e informações sobre a sua inscrição, inclusive o link da plataforma. Caso não o receba, recomendamos que verifique a caixa de spam/lixo eletrônico de seu e-mail.
Na barra inferior da página que gerou o Protocolo, tem um link de acesso à Escola de Formação (AVA), basta clicar para ter acesso.
O Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino (Diretor de Unidade ou Diretores de Serviços Acadêmico e Administrativo) deverá solicitar o cadastro de seu novo usuário fornecendo os seguintes dados à equipe do Suporte SEI (suportesei@cps.sp.gov.br):  
 
Aguardar orientações do Suporte SEI. 
Cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino contatar a equipe do Suporte SEI do CPS (suportesei@cps.sp.gov.br) para solicitar a desativação dos usuários nas seguintes situações:
 
Nessas situações, o Superior imediato deverá informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lotação do servidor, além do documento comprobatório emitido por autoridade que ateste uma das situações acima (anexar documento que ateste o falecimento ou cópia do ato publicado em D.O.E ou documento que comprove o ato).
Conforme informações disponíveis no Portal SEI à Usuário Externo, o cadastro do USUÁRIO EXTERNO no SEI/SP é destinado à pessoa física que participe de processos junto ao órgão, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica, para fins de peticionamento, visualização de processos ou assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos celebrados com o órgão.
O cadastro é personalíssimo, ou seja, sua operação é sob a responsabilidade da pessoa que opera o sistema, tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais poderão ser passíveis de apuração civil, penal e administrativa.
 
O cadastro de usuário externo deve seguir os seguintes passos:
O cronograma do projeto será publicado em resolução do Secretário de Gestão e Governo Digital, gradualmente.
As modelagens já realizadas serão incluídas da mesma forma no SEI, os modelos serão migrados no decorrer da implantação no órgão.
No processo de implantação do SEI! uma das atividades compreende a validação e saneamento da estrutura existente no Sem Papel, com base nesse trabalho será realizada a carga inicial no sistema SEI!
Os processos serão encerrados no SPSP e um novo deverá ser criado no SEI, fazendo referência ao processo existente no SPSP. Só será migrado o que está em andamento, pelo próprio usuário que estiver em posse do processo. Além disso, manter o documentos sobrestados, colocando o marcador SEI (que está sendo desenvolvido) . Será publicada cartilha para orientar a ação.
O SEI! permite anexar processo ao processo existente, por meio da funcionalidade Anexar Processo.
A funcionalidade contagem de prazo tem efeito apenas de alerta ao usuário.
A pesquisa permite ver a quantidade de processos produzidos por uma unidade e quantidade de processos que foram produzidos em outras unidades e estão na unidade do usuário NO MOMENTO DA PESQUISA. Há perfis específicos para determinados usuários que permite gerar relatórios.
O SEI permite captura documentos em duas categorias nato-digital e digitalizado. Apenas para documento digitalizado é permitido a autenticação. Até onde conseguimos analisar a configuração do SEI, não existe documento equivalente ao capturado interno do SP Sem Papel.
No acesso externo, os usuários terão a possibilidade de incluir documentos específicos utilizando o mesmo editor para os demais documentos do SEI.
Não. A composição numeral é diferente de um sistema para outro. No SEI o número do processo é composto pelo número do órgão gerado pelo sistema, sequência numérica de 8 dígitos, ano e digito verificador.
A partir da disponibilização do ambiente de produção, todos os usuários já estarão cadastrados. O acesso será pelo usuário e senha de rede.
O Bloco de Assinatura é um recurso utilizado para a visualização e para a assinatura de minutas de documentos por usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora do documento. Também poderá ser utilizado com a finalidade de agrupar documentos produzidos na própria unidade, para assinatura em lote.
Criar um bloco indicando a unidade. Não disponibilizar . Você vai na unidade e assina em lote. Quando não tiver documentos para assinar, deixar o bloco indisponível.
Recurso utilizado para organizar internamente grupos de processos que possuem alguma semelhança entre si. O Bloco Interno também permite o acompanhamento das atualizações posteriores dos processos públicos ou restritos que já tramitaram pela unidade.
Recurso destinado à disponibilização de processos para conhecimento. Por meio dessa funcionalidade, o usuário de unidade diferente daquela que produziu os documentos consegue visualizar as minutas que compõem o processo disponibilizado.
O recurso Acompanhamento Especial permite o acompanhamento do trâmite e das atualizações posteriores de processos públicos; de processos restritos que já tramitaram pela unidade; e de processos sigilosos (somente por usuários que possuem credencial de acesso ao processo).
Exibe o número de processos da unidade que possui definição de retorno programado, tanto para enviados (aguardando retorno de outras unidades), quanto recebidos (processos para devolver), e por tipo: Em Andamento, Atrasado, Retornado e Devolvido.
Não há essa funcionalidade no SEI! Faz-se necessário ligar para a unidade e solicitar que devolva o documento.
Inserir um documento externo, fazer um despacho ou uma informação referenciando o documento que está sendo incluído.
Todos os usuários da unidade e órgãos que estiverem na mesma infraestrutura.
Os processos restritos são acessíveis somente aos usuários das unidades pelas quais tramitaram. Sempre marcar a hipótese legal.
Eles não têm trâmite unidade a unidade. O acesso a esses processos é disponibilizado a usuários específicos que devam atuar no processo, mediante concessão de Credencial de Acesso ou Credencial de Assinatura.
Para a geração do arquivo, é necessário que o bloqueador de pop-ups do navegador esteja desabilitado, ou que o acesso ao endereço seja permitido.
Recurso que permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Por enquanto não.
O sistema ficará disponível para consultas. O usuário poderá (dentro um documento composto) inserir os termos de migração ou de encerramento. Fazer download dos que forem necessário para capturar no SEI.
Não será reduzida.
Recomendado que sim.
Não. Mas quem estiver em posse do processo, deve fazer o download para capturar no SEI e dar o andamento por este.
Processo só pode ser editado pela unidade onde ele foi criado.
O Tribunal de contas poderá realizar a autoria pelo Sem Papel e quando terminar o Processo poderá dar continuidade no SEI. Esse caso será revisto pela equipe.
Os documentos arquivados no Sem Papel , continuarão no Sem Papel e será revisado com o Arquivo Público como vão ficar esses documentos arquivados no Sem Papel. Não devem ser transferidos ao SEI.
Não. Vai continuar sendo expediente, mas o SEI chama todas as séries de “tipos de processo”, são nomenclaturas diferentes, mas a natureza e denominação continuará como se dá na TTD-MEIO e TTD-FIM.
Você só atribui um documento para uma unidades e todas as pessoas que estão dentro da unidade terão acesso.<br>Quem receber na unidade, deverá atribuir a pessoa de interesse.
O e-mail fará parte automaticamente do processo. “Abrir o processo que quero enviar, clicar no ‘envelope’ escrever o e-mail do usuário que vai receber, possibilidade de inserir ‘assunto’, ‘mensagem’, anexar algumas partes ou todo o processo e enviar. O e-mail enviado vai fazer parte do processo, ou seja, vai constar todas as informações do envio.
O Hiperlink &nbsp;serve pra mencionar (destacar parte do processo) algo do processo, precisa criar o hiperlink. FEITA DEMONSTRAÇÃO.
Sim, mas pode se criar uma unidade para centralizar os recebimentos.
Sim, pois se tramita pra a unidade e não para uma pessoa. Você pode atribuir e informar qual pessoa deve assinar.
Não necessariamente precisa ser retirado, mas se quiser retirar, pode.
Se ele estiver na sua unidade você consegue editar. Caso você tenha solicitado assinatura de outras pessoas, então, após a edição, você vai precisar pedir pra assinarem novamente.<br>Se tramitar pra outra unidade aí não é possível editar.
Faz o procedimento quem estiver em posse com o processo que precisa dar andamento. Mas pode ser ajustado internamente entre CADA / PROTOCOLO.
Caso o processo esteja sendo utilizado por mais de uma unidade, e vários usuários inserindo documentos ao mesmo tempo, sim, poderá haver uma desorganização, para tanto, é possível, através de um usuário, que será indicado pelo órgão, para realizar essa ordenação do processo. No entanto, é recomendado que haja um fluxo definido de trabalho, semelhante ao que se utilizava no SPSP.
Ainda não serão utilizados pois não tem previsão para ser liberado.
Importante capturar apenas as partes mais importantes para dar início ao SEI. Deixando-o hibrido.
Sim, mas será possível apenas receber. Não poderá realizar outra ação. Apenas incluir termo de encerramento ou de mudança de sistema então fazer o download para capturar no SEI e dar andamento no SEI.
Isso pode variar entre as secretarias. Então fica a critério do órgão decidir o que é melhor, da mesma forma quando abrir os processos. Importante haver uma normatização interna.
O que está no papel e que está próximo do encerramento que ele se encerre no papel, caso contrário deverá ser aberto um documento no SEI, Encerrado no físico e inserido no SEI o novo Volume com o termo.
Todas as unidades devem devolver, mas se não devolverem você pode excluir a disponibilização quando ver que todas as unidades já assinaram o documento.
Sim, igual ao SPSP.
Não aparece o assunto como era na mesa virtual do SPSP, mas se passar o mouse em cima do número do processo, aparecerá o assunto atribuído ao tipo de processo.
Os documentos no SEI ainda não tem contagem de tempo, mas será desenvolvido o módulo de contagem para quando cumprir, eliminar.
Sim, porém quando a outra unidade receber, ela não vai conseguir abrir o documento que não foi assinado, então ela vai ter que devolver para a unidade que o criou para ele assinar e então tramitar novamente.
Sim, para inclusão dos documentos não precisa estar tudo assinado.
Isso não ocorrerá. O processo fica na unidade.
É possível mudar a classificação. Poderá tramitar sim, mas para pessoa credenciada, após cadastra-la, como uma liberação para que o usuário terá acesso ao documento. Depois da liberação o processo continuará na mesa da pessoa que abriu e somente ao fazer a renúncia a pessoa que abriu o processo perde acesso a ele e ficará só com quem foi tramitado.
O SPDOC vai controlar somente o que está aguardando a temporalidade mas não vai continuar criando documentos. Para documentos sentenciados, devem-se ser cadastrados no SEI com nível de acesso restrito.
Entendemos que pode-se realizar o download das partes relevantes e suficientes para que o documento siga sua tramitação internamente. Aconselhamos que na sequência, seja inserida um Informação, registrando que se tratam de cópias de documentos produzidos em outro sistema.
Se os processo entrarem pelo Protocolo, vocês (Protocolo) podem abrir o processo no SEI com a mesma classificação do SP Sem Papel.
Depois tramitar o processo SEI para a área e devolver o documento produzido no SPSP para a empresa, com a informação que o documento seguirá tramitando em outro sistema, a área pode instruir o processo no SEI e depois enviar cópia do processo por meio do e-mail do próprio sistema diretamente para a empresa que, então, faz a juntada da cópia no SP Sem Papel.
Dúvidas sobre o uso do SEI deverão ser encaminhadas para o e-mail: suportesei@cps.sp.gov.br.
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