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Conforme notici\u00e1rio dispon\u00edvel no site da Prodesp<\/a>, o Governo do Estado de S\u00e3o Paulo formalizou, dia 22 de mar\u00e7o de 2023, a assinatura do Acordo de Coopera\u00e7\u00e3o T\u00e9cnica com o Tribunal Regional Federal da 4\u00aa Regi\u00e3o (TRF4) para ades\u00e3o ao Sistema Eletr\u00f4nico de Informa\u00e7\u00f5es (SEI), ferramenta utilizada pelo Governo Federal na gest\u00e3o digital de documentos e processos. A iniciativa \u00e9 coordenada pela Secretaria de Gest\u00e3o e Governo Digital, com opera\u00e7\u00e3o da Prodesp \u2013 Empresa de Tecnologia do Governo.
A nova ferramenta digital, que substituiu o SP Sem Papel no CPS dia 12\/06\/2023, garante aos servidores paulistas mais facilidade na produ\u00e7\u00e3o, tramita\u00e7\u00e3o, transpar\u00eancia e gest\u00e3o de documentos administrativos. Entre as vantagens do SEI, est\u00e3o a efici\u00eancia de processos sistematizados entre \u00f3rg\u00e3os municipais, estaduais e federais; a variedade de formatos e tamanhos de documentos compat\u00edveis; e a tramita\u00e7\u00e3o simult\u00e2nea de processos em m\u00faltiplas unidades.
O SEI\/SP \u00e9 uma ferramenta para a produ\u00e7\u00e3o, tramita\u00e7\u00e3o, arquivamento e controle de documentos digitais.
A produ\u00e7\u00e3o de documentos digitais imprime maior efic\u00e1cia e celeridade aos processos administrativos, al\u00e9m de contribuir para a economicidade dos recursos p\u00fablicos e para a sustentabilidade ambiental.
No SEI\/SP, os documentos s\u00e3o produzidos em conformidade com os Planos de Classifica\u00e7\u00e3o e Tabelas de Temporalidades de Documentos da Administra\u00e7\u00e3o P\u00fablica do Estado de S\u00e3o Paulo. A classifica\u00e7\u00e3o do documento, no ato de sua produ\u00e7\u00e3o, garante a correta identifica\u00e7\u00e3o dos seus prazos de guarda e de sua destina\u00e7\u00e3o final (elimina\u00e7\u00e3o ou guarda permanente) ap\u00f3s o encerramento do seu tr\u00e2mite.\u00a0<\/strong>
Benef\u00edcios do SEI\/SP<\/strong>
As principais mudan\u00e7as ocasionadas a partir da implanta\u00e7\u00e3o do SEI\/SP na Administra\u00e7\u00e3o P\u00fablica do Estado de S\u00e3o Paulo, inclusive ao Centro Paula Souza, s\u00e3o:
Para apoiar os servidores na utiliza\u00e7\u00e3o do SEI, a Prodesp disponibilizou cursos, semin\u00e1rios, manuais e ambiente de treinamento.
Clique aqui e acesse os cursos, as capacita\u00e7\u00f5es, os manuais e o ambiente de treinamento.<\/a>
Para acessar o sistema, basta clicar no link Sistema SEI<\/a> e informar usu\u00e1rio, senha e \u00f3rg\u00e3o (CEETEPS).
Veja a seguir o formato do seu usu\u00e1rio:
Situa\u00e7\u00e3o 1 <\/strong>
Os usu\u00e1rios que possuem uma conta de e-mail @cps.sp.gov.br, utilizar\u00e3o como login o nome.sobrenome conforme o exemplo a seguir:
O e-mail da servidora Ana Silva \u00e9 ana.silva@cps.sp.gov.br.
Para acessar o Sistema SEI<\/a> ela utilizar\u00e1 apenas o nome.sobrenome como demonstrado na tela na tela abaixo.
\u00a0
Situa\u00e7\u00e3o 2<\/strong>
Os usu\u00e1rios que possuem contas corporativas @etec.sp.gov.br, @fatec.sp.gov.br e @posgradua\u00e7\u00e3o, receber\u00e3o as credenciais de acesso (usu\u00e1rio e senha no mesmo formato descrito na Situa\u00e7\u00e3o 1) em seu e-mail institucional.
Observa\u00e7\u00e3o Importante: <\/strong><\/span>As credenciais de acesso s\u00e3o pessoais e intransfer\u00edveis. N\u00e3o a divulgue ou compartilhe com terceiros.
\u00a0
Para esclarecimentos de d\u00favidas e obter mais informa\u00e7\u00f5es, favor, acessar a Cartilha\u00a0 de Orienta\u00e7\u00e3o N\u00edveis de Acesso no SEI\/SP<\/strong> ou o \u00edcone \u201cAcesso \u00e0 Informa\u00e7\u00e3o\u201d e, caso a d\u00favida persista, contatar a CADA do CPS, via e-mail: cada@cps.sp.gov.br<\/a>.
\u00a0
\u00a0
A inscri\u00e7\u00e3o de acesso ao CURSO<\/strong> SEI\/SP, no Ambiente Virtual de Aprendizado (AVA), foi habilitada aos servidores do Ceeteps.
Clique aqui e acesse os cursos, as capacita\u00e7\u00f5es, os manuais e o treinamento<\/a> > Curso > Se Inscreva, ou inscreva-se diretamente clicando aqui<\/a>.
O servidor dever\u00e1 se inscrever certificando que os seus \u201cDados Pessoais\u201d e \u201cDados de Inscri\u00e7\u00e3o\u201d estejam atualizados e corretos. Em seguida, declare a veracidade das informa\u00e7\u00f5es e, por fim, clique em “Confirmar Inscri\u00e7\u00e3o”.
O Sistema ir\u00e1 gerar o n\u00b0 do Protocolo e informar que voc\u00ea receber\u00e1 um e-mail com o n\u00famero do protocolo e informa\u00e7\u00f5es sobre a sua inscri\u00e7\u00e3o, inclusive o link da plataforma<\/a>. Caso n\u00e3o o receba, recomendamos que verifique a caixa de spam\/lixo eletr\u00f4nico de seu e-mail.
Na barra inferior da p\u00e1gina que gerou o Protocolo, tem um link de acesso \u00e0 Escola de Forma\u00e7\u00e3o (AVA)<\/strong>, basta clicar para ter acesso.
O Superior Imediato da Unidade Administrativa e\/ou da Unidade de Ensino (Diretor de Unidade ou Diretores de Servi\u00e7os Acad\u00eamico e Administrativo) dever\u00e1 solicitar o cadastro de seu novo usu\u00e1rio fornecendo os seguintes dados \u00e0 equipe do Suporte SEI (suportesei@cps.sp.gov.br<\/a>):\u202f\u00a0
\u00a0
Aguardar orienta\u00e7\u00f5es do Suporte SEI.\u00a0<\/strong>
Cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa e\/ou da Unidade de Ensino contatar a equipe do Suporte SEI do CPS (suportesei@cps.sp.gov.br<\/a>) para solicitar a desativa\u00e7\u00e3o dos usu\u00e1rios nas seguintes situa\u00e7\u00f5es:
\u00a0
Nessas situa\u00e7\u00f5es, o Superior imediato dever\u00e1 informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lota\u00e7\u00e3o do servidor, al\u00e9m do documento comprobat\u00f3rio emitido por autoridade que ateste uma das situa\u00e7\u00f5es acima (anexar documento que ateste o falecimento ou c\u00f3pia do ato publicado em D.O.E ou documento que comprove o ato).
Conforme informa\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis no\u00a0Portal SEI \u00e0 Usu\u00e1rio Externo<\/a>, o cadastro do USU\u00c1RIO EXTERNO no SEI\/SP \u00e9 destinado \u00e0 pessoa f\u00edsica que participe de processos junto ao \u00f3rg\u00e3o, independente de vincula\u00e7\u00e3o a determinada pessoa jur\u00eddica, para fins de peticionamento, visualiza\u00e7\u00e3o de processos ou assinatura de contratos, conv\u00eanios, termos, acordos e outros instrumentos celebrados com o \u00f3rg\u00e3o.
O cadastro \u00e9 personal\u00edssimo, ou seja, sua opera\u00e7\u00e3o \u00e9 sob a responsabilidade da pessoa que opera o sistema, tendo como consequ\u00eancia a responsabilidade pelo uso indevido das a\u00e7\u00f5es efetuadas, as quais poder\u00e3o ser pass\u00edveis de apura\u00e7\u00e3o civil, penal e administrativa.
\u00a0
O cadastro de usu\u00e1rio externo deve seguir os seguintes passos:<\/strong>
O cronograma do projeto ser\u00e1 publicado em resolu\u00e7\u00e3o do Secret\u00e1rio de Gest\u00e3o e Governo Digital, gradualmente.
As modelagens j\u00e1 realizadas ser\u00e3o inclu\u00eddas da mesma forma no SEI, os modelos ser\u00e3o migrados no decorrer da implanta\u00e7\u00e3o no \u00f3rg\u00e3o.
No processo de implanta\u00e7\u00e3o do SEI! uma das atividades compreende a valida\u00e7\u00e3o e saneamento da estrutura existente no Sem Papel, com base nesse trabalho ser\u00e1 realizada a carga inicial no sistema SEI!
Os processos ser\u00e3o encerrados no SPSP e um novo dever\u00e1 ser criado no SEI, fazendo refer\u00eancia ao processo existente no SPSP. S\u00f3 ser\u00e1 migrado o que est\u00e1 em andamento, pelo pr\u00f3prio usu\u00e1rio que estiver em posse do processo. Al\u00e9m disso, manter o documentos sobrestados, colocando o marcador SEI (que est\u00e1 sendo desenvolvido) . Ser\u00e1 publicada cartilha para orientar a a\u00e7\u00e3o.
O SEI! permite anexar processo ao processo existente, por meio da funcionalidade Anexar Processo.
A funcionalidade contagem de prazo tem efeito apenas de alerta ao usu\u00e1rio.
A pesquisa permite ver a quantidade de processos produzidos por uma unidade e quantidade de processos que foram produzidos em outras unidades e est\u00e3o na unidade do usu\u00e1rio NO MOMENTO DA PESQUISA. H\u00e1 perfis espec\u00edficos para determinados usu\u00e1rios que permite gerar relat\u00f3rios.
O SEI permite captura documentos em duas categorias nato-digital e digitalizado. Apenas para documento digitalizado \u00e9 permitido a autentica\u00e7\u00e3o. At\u00e9 onde conseguimos analisar a configura\u00e7\u00e3o do SEI, n\u00e3o existe documento equivalente ao capturado interno do SP Sem Papel.
No acesso externo, os usu\u00e1rios ter\u00e3o a possibilidade de incluir documentos espec\u00edficos utilizando o mesmo editor para os demais documentos do SEI.
N\u00e3o. A composi\u00e7\u00e3o numeral \u00e9 diferente de um sistema para outro. No SEI o n\u00famero do processo \u00e9 composto pelo n\u00famero do \u00f3rg\u00e3o gerado pelo sistema, sequ\u00eancia num\u00e9rica de 8 d\u00edgitos, ano e digito verificador.
A partir da disponibiliza\u00e7\u00e3o do ambiente de produ\u00e7\u00e3o, todos os usu\u00e1rios j\u00e1 estar\u00e3o cadastrados. O acesso ser\u00e1 pelo usu\u00e1rio e senha de rede.
O Bloco de Assinatura \u00e9 um recurso utilizado para a visualiza\u00e7\u00e3o e para a assinatura de minutas de documentos por usu\u00e1rios de unidades diferentes da unidade elaboradora do documento. Tamb\u00e9m poder\u00e1 ser utilizado com a finalidade de agrupar documentos produzidos na pr\u00f3pria unidade, para assinatura em lote.
Criar um bloco indicando a unidade. N\u00e3o disponibilizar . Voc\u00ea vai na unidade e assina em lote. Quando n\u00e3o tiver documentos para assinar, deixar o bloco indispon\u00edvel.
Recurso utilizado para organizar internamente grupos de processos que possuem alguma semelhan\u00e7a entre si. O Bloco Interno tamb\u00e9m permite o acompanhamento das atualiza\u00e7\u00f5es posteriores dos processos p\u00fablicos ou restritos que j\u00e1 tramitaram pela unidade.
Recurso destinado \u00e0 disponibiliza\u00e7\u00e3o de processos para conhecimento. Por meio dessa funcionalidade, o usu\u00e1rio de unidade diferente daquela que produziu os documentos consegue visualizar as minutas que comp\u00f5em o processo disponibilizado.
O recurso Acompanhamento Especial permite o acompanhamento do tr\u00e2mite e das atualiza\u00e7\u00f5es posteriores de processos p\u00fablicos; de processos restritos que j\u00e1 tramitaram pela unidade; e de processos sigilosos (somente por usu\u00e1rios que possuem credencial de acesso ao processo).
Exibe o n\u00famero de processos da unidade que possui defini\u00e7\u00e3o de retorno programado, tanto para enviados (aguardando retorno de outras unidades), quanto recebidos (processos para devolver), e por tipo: Em Andamento, Atrasado, Retornado e Devolvido.
N\u00e3o h\u00e1 essa funcionalidade no SEI! Faz-se necess\u00e1rio ligar para a unidade e solicitar que devolva o documento.
Inserir um documento externo, fazer um despacho ou uma informa\u00e7\u00e3o referenciando o documento que est\u00e1 sendo inclu\u00eddo.
Todos os usu\u00e1rios da unidade e \u00f3rg\u00e3os que estiverem na mesma infraestrutura.
Os processos restritos s\u00e3o acess\u00edveis somente aos usu\u00e1rios das unidades pelas quais tramitaram. Sempre marcar a hip\u00f3tese legal.
Eles n\u00e3o t\u00eam tr\u00e2mite unidade a unidade. O acesso a esses processos \u00e9 disponibilizado a usu\u00e1rios espec\u00edficos que devam atuar no processo, mediante concess\u00e3o de Credencial de Acesso ou Credencial de Assinatura.
Para a gera\u00e7\u00e3o do arquivo, \u00e9 necess\u00e1rio que o bloqueador de pop-ups do navegador esteja desabilitado, ou que o acesso ao endere\u00e7o seja permitido.
Recurso que permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Por enquanto n\u00e3o.
O sistema ficar\u00e1 dispon\u00edvel para consultas. O usu\u00e1rio poder\u00e1 (dentro um documento composto) inserir os termos de migra\u00e7\u00e3o ou de encerramento. Fazer download dos que forem necess\u00e1rio para capturar no SEI.
N\u00e3o ser\u00e1 reduzida.
Recomendado que sim.
N\u00e3o. Mas quem estiver em posse do processo, deve fazer o download para capturar no SEI e dar o andamento por este.
Processo s\u00f3 pode ser editado pela unidade onde ele foi criado.
O Tribunal de contas poder\u00e1 realizar a autoria pelo Sem Papel e quando terminar o Processo poder\u00e1 dar continuidade no SEI. Esse caso ser\u00e1 revisto pela equipe.
Os documentos arquivados no Sem Papel , continuar\u00e3o no Sem Papel e ser\u00e1 revisado com o Arquivo P\u00fablico como v\u00e3o ficar esses documentos arquivados no Sem Papel. N\u00e3o devem ser transferidos ao SEI.
N\u00e3o. Vai continuar sendo expediente, mas o SEI chama todas as s\u00e9ries de \u201ctipos de processo\u201d, s\u00e3o nomenclaturas diferentes, mas a natureza e denomina\u00e7\u00e3o continuar\u00e1 como se d\u00e1 na TTD-MEIO e TTD-FIM.
Voc\u00ea s\u00f3 atribui um documento para uma unidades e todas as pessoas que est\u00e3o dentro da unidade ter\u00e3o acesso.<br>Quem receber na unidade, dever\u00e1 atribuir a pessoa de interesse.
O e-mail far\u00e1 parte automaticamente do processo. \u201cAbrir o processo que quero enviar, clicar no \u2018envelope\u2019 escrever o e-mail do usu\u00e1rio que vai receber, possibilidade de inserir \u2018assunto\u2019, \u2018mensagem\u2019, anexar algumas partes ou todo o processo e enviar. O e-mail enviado vai fazer parte do processo, ou seja, vai constar todas as informa\u00e7\u00f5es do envio.
O Hiperlink serve pra mencionar (destacar parte do processo) algo do processo, precisa criar o hiperlink. FEITA DEMONSTRA\u00c7\u00c3O.
Sim, mas pode se criar uma unidade para centralizar os recebimentos.
Sim, pois se tramita pra a unidade e n\u00e3o para uma pessoa. Voc\u00ea pode atribuir e informar qual pessoa deve assinar.
N\u00e3o necessariamente precisa ser retirado, mas se quiser retirar, pode.
Se ele estiver na sua unidade voc\u00ea consegue editar. Caso voc\u00ea tenha solicitado assinatura de outras pessoas, ent\u00e3o, ap\u00f3s a edi\u00e7\u00e3o, voc\u00ea vai precisar pedir pra assinarem novamente.<br>Se tramitar pra outra unidade a\u00ed n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel editar.
Faz o procedimento quem estiver em posse com o processo que precisa dar andamento. Mas pode ser ajustado internamente entre CADA \/ PROTOCOLO.
Caso o processo esteja sendo utilizado por mais de uma unidade, e v\u00e1rios usu\u00e1rios inserindo documentos ao mesmo tempo, sim, poder\u00e1 haver uma desorganiza\u00e7\u00e3o, para tanto, \u00e9 poss\u00edvel, atrav\u00e9s de um usu\u00e1rio, que ser\u00e1 indicado pelo \u00f3rg\u00e3o, para realizar essa ordena\u00e7\u00e3o do processo. No entanto, \u00e9 recomendado que haja um fluxo definido de trabalho, semelhante ao que se utilizava no SPSP.
Ainda n\u00e3o ser\u00e3o utilizados pois n\u00e3o tem previs\u00e3o para ser liberado.
Importante capturar apenas as partes mais importantes para dar in\u00edcio ao SEI. Deixando-o hibrido.
Sim, mas ser\u00e1 poss\u00edvel apenas receber. N\u00e3o poder\u00e1 realizar outra a\u00e7\u00e3o. Apenas incluir termo de encerramento ou de mudan\u00e7a de sistema ent\u00e3o fazer o download para capturar no SEI e dar andamento no SEI.
Isso pode variar entre as secretarias. Ent\u00e3o fica a crit\u00e9rio do \u00f3rg\u00e3o decidir o que \u00e9 melhor, da mesma forma quando abrir os processos. Importante haver uma normatiza\u00e7\u00e3o interna.
O que est\u00e1 no papel e que est\u00e1 pr\u00f3ximo do encerramento que ele se encerre no papel, caso contr\u00e1rio dever\u00e1 ser aberto um documento no SEI, Encerrado no f\u00edsico e inserido no SEI o novo Volume com o termo.
Todas as unidades devem devolver, mas se n\u00e3o devolverem voc\u00ea pode excluir a disponibiliza\u00e7\u00e3o quando ver que todas as unidades j\u00e1 assinaram o documento.
Sim, igual ao SPSP.
N\u00e3o aparece o assunto como era na mesa virtual do SPSP, mas se passar o mouse em cima do n\u00famero do processo, aparecer\u00e1 o assunto atribu\u00eddo ao tipo de processo.
Os documentos no SEI ainda n\u00e3o tem contagem de tempo, mas ser\u00e1 desenvolvido o m\u00f3dulo de contagem para quando cumprir, eliminar.
Sim, por\u00e9m quando a outra unidade receber, ela n\u00e3o vai conseguir abrir o documento que n\u00e3o foi assinado, ent\u00e3o ela vai ter que devolver para a unidade que o criou para ele assinar e ent\u00e3o tramitar novamente.
Sim, para inclus\u00e3o dos documentos n\u00e3o precisa estar tudo assinado.
Isso n\u00e3o ocorrer\u00e1. O processo fica na unidade.
\u00c9 poss\u00edvel mudar a classifica\u00e7\u00e3o. Poder\u00e1 tramitar sim, mas para pessoa credenciada, ap\u00f3s cadastra-la, como uma libera\u00e7\u00e3o para que o usu\u00e1rio ter\u00e1 acesso ao documento. Depois da libera\u00e7\u00e3o o processo continuar\u00e1 na mesa da pessoa que abriu e somente ao fazer a ren\u00fancia a pessoa que abriu o processo perde acesso a ele e ficar\u00e1 s\u00f3 com quem foi tramitado.
O SPDOC vai controlar somente o que est\u00e1 aguardando a temporalidade mas n\u00e3o vai continuar criando documentos. Para documentos sentenciados, devem-se ser cadastrados no SEI com n\u00edvel de acesso restrito.
Entendemos que pode-se realizar o download das partes relevantes e suficientes para que o documento siga sua tramita\u00e7\u00e3o internamente. Aconselhamos que na sequ\u00eancia, seja inserida um Informa\u00e7\u00e3o, registrando que se tratam de c\u00f3pias de documentos produzidos em outro sistema.
Se os processo entrarem pelo Protocolo, voc\u00eas (Protocolo) podem abrir o processo no SEI com a mesma classifica\u00e7\u00e3o do SP Sem Papel.
Depois tramitar o processo SEI para a \u00e1rea e devolver o documento produzido no SPSP para a empresa, com a informa\u00e7\u00e3o que o documento seguir\u00e1 tramitando em outro sistema, a \u00e1rea pode instruir o processo no SEI e depois enviar c\u00f3pia do processo por meio do e-mail do pr\u00f3prio sistema diretamente para a empresa que, ent\u00e3o, faz a juntada da c\u00f3pia no SP Sem Papel.
D\u00favidas sobre o uso do SEI dever\u00e3o ser encaminhadas para o e-mail: suportesei@cps.sp.gov.br<\/a>.
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